1. Rollen
Für Daten von Teilnehmenden eines Events ist der Veranstalter (Tenant) Verantwortlicher, Voxpla handelt als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Veranstalters. Für Daten von Veranstalterkonten (Name, E-Mail, Abrechnung) ist Voxpla Verantwortlicher.
2. Was wir verarbeiten
- Veranstalter: E-Mail-Adresse, Name, Profilbild bei Anmeldung mit Google, Mitgliedschaft in Teams, Abrechnungsdaten, die Stripe verarbeitet.
- Teilnehmende: ein optionaler Anzeigename, Fragen, Stimmen und Antworten sowie ein zufälliges Teilnahme-Token, das im Browser gespeichert wird.
- Nur zur Begrenzung von Anfragen: ein gesalzener Hash der IP-Adresse, dessen Salt alle 24 Stunden wechselt. Bei anonymen Events wird die IP-Adresse nie in lesbarer Form gespeichert.
- Veranstalter sehen nie die Identität anonymer Teilnehmender, auch nicht in Exporten.
3. Wo Daten gespeichert werden
Die Anwendung und die Datenbank laufen auf Servern in der EU. Texte von Teilnehmenden werden nicht an Dritte außerhalb der EU gesendet, es sei denn, der Veranstalter schaltet die KI-Funktionen ausdrücklich ein.
4. Cookies und Tracking
Teilnehmende sehen kein Cookie-Banner, weil Voxpla nur technisch notwendige Speicherung nutzt (das Teilnahme-Token im Browser und das Sitzungscookie der Veranstalter). Es gibt kein Tracking von Teilnehmenden durch Dritte. Die Marketing-Website nutzt Plausible, ein Analysewerkzeug ohne Cookies.
5. Aufbewahrung und Löschung
- Event-Daten werden 24 Monate nach Ende des Events automatisch anonymisiert: Die Texte der Fragen bleiben, Verknüpfungen zu Teilnehmenden werden entfernt. Veranstalter können einen kürzeren Zeitraum festlegen.
- Ein Veranstalter kann alle Kontodaten exportieren und die Löschung des Kontos beantragen. Das Konto wird innerhalb von 30 Tagen nach dem Antrag gelöscht, mit Bestätigung per E-Mail.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Teilnehmende wenden sich zuerst an den Veranstalter des Events als Verantwortlichen. Schreiben Sie uns an die unten angegebene Kontaktadresse.
Unterauftragsverarbeiter
| Anbieter | Zweck | Wann |
|---|---|---|
| Hosting-Anbieter in der EU | Anwendungsserver und Datenbank | Immer |
| Stripe | Zahlungen, Abonnements und Rechnungen | Nur bei Bezahlplänen |
| Resend | Transaktionale E-Mails (Anmeldelinks, Einladungen) | Immer |
| Sentry | Fehlerüberwachung | Immer |
| Plausible | Analyse der Marketing-Website ohne Cookies | Nur Marketing-Website |
| Anthropic | KI-Moderation, Gruppierung, Übersetzung und Zusammenfassungen | Nur wenn der Veranstalter KI-Funktionen einschaltet |
Kontakt
[Name, Sitz und Registernummer des Betreibers - noch zu ergänzen]
E-Mail: support@voxpla.eu